So funktioniert die Milchbüechli-Buchhaltung in der Schweiz

Der Ausdruck kommt vom kleinen Heft, in das früher die Milch­lieferungen eingetragen wurden: eine Spalte rein, eine Spalte raus. Rechtlich heisst das heute vereinfachte Buchführung.

Kleine Einzelfirmen, Personengesellschaften und viele Vereine müssen keine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Es genügt eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage.

Diese «Einnahmen-Ausgaben-Rechnung» ist die Milchbüechli-Rechnung. Sie zeigt am Jahresende, wie viel eingenommen und ausgegeben wurde und was unter dem Strich als Gewinn bleibt.

Es hängt an der Rechtsform und am Umsatz. Die Grenze liegt bei CHF 500'000 Jahresumsatz.

Drei Dinge: was reinkommt, was rausgeht und was am Stichtag da ist. Vollständig, wahrheitsgetreu und nachvollziehbar.

Es gilt das Bruttoprinzip: Einnahmen und Ausgaben werden nicht miteinander verrechnet, sondern je einzeln gebucht. So bleibt jede Position sichtbar.

Die Aufzeichnungen müssen geordnet, chronologisch und für Dritte verständlich sein. Eine Treuhänderin oder der Steuerkommissär muss den Jahresgewinn ohne Rückfragen nachvollziehen können.

Keine Buchung ohne Beleg. Und die Belege müssen zehn Jahre greifbar bleiben.

Jede Zeile in der Rechnung braucht einen Nachweis: Quittung, Rechnung, Bankauszug, Kassenzettel. Der Beleg zeigt, dass die Buchung stimmt und geschäftlich veranlasst ist.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre – für die Bücher selbst, die Belege und den Geschäftsbericht. Elektronische Ablage ist zulässig, solange die Belege lesbar und unverändert bleiben.

Als Einzelfirma sind Sie und die Firma steuerlich dieselbe Person – trotzdem müssen die Geldflüsse getrennt sein.

Was Sie für sich aus der Firma entnehmen, ist ein Privatbezug und keine Ausgabe. Was Sie privat einschiessen, ist eine Privateinlage und kein Ertrag.

Nutzen Sie Geschäftsmittel auch privat, wird ein Privatanteil aufgerechnet – das Gegenstück zum vollen Kostenabzug.

Grössere Investitionen werden nicht im Kaufjahr voll abgezogen, sondern über die Nutzungsdauer verteilt.

Ein Laptop, eine Maschine oder ein Fahrzeug hält mehrere Jahre. Der Aufwand wird deshalb pro Jahr als Abschreibung verbucht – linear (gleicher Betrag pro Jahr) oder degressiv (fester Prozentsatz vom Restwert).

Die Eidgenössische Steuerverwaltung veröffentlicht Richtwerte (Merkblatt A 1995 für Geschäftsvermögen). Grobe Anhaltspunkte für die degressive Methode:

Unter CHF 100'000 Jahresumsatz sind Sie von der MWST befreit. Darüber wird die Anmeldung Pflicht.

Massgebend ist der weltweit erzielte Umsatz aus steuerbaren Leistungen. Wird die Grenze von CHF 100'000 erreicht, müssen Sie sich innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden (bei gemeinnützigen Vereinen und Sportvereinen: CHF 250'000).

Bei der Abrechnung haben Sie die Wahl zwischen der effektiven Methode (Umsatzsteuer minus Vorsteuer) und der Saldosteuersatz-Methode (ein Branchensatz auf den Bruttoumsatz, dafür weniger Aufwand).

Wer selbständig erwerbend ist, meldet sich bei der Ausgleichskasse an und zahlt AHV/IV/EO auf dem Geschäftsgewinn.

Am Ende des Geschäftsjahres wird aus den laufenden Einträgen das Ergebnis.

1. 1Alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres vollständig erfasst? Belege zugeordnet?
2. 2Bankkonto und Kasse per 31.12. abstimmen (Kassensturz).
3. 3Offene Kundenrechnungen (Debitoren) und offene Lieferantenrechnungen (Kreditoren) festhalten.
4. 4Warenvorrat zählen und bewerten, falls vorhanden.
5. 5Abschreibungen auf den Anlagen buchen.
6. 6Privatbezüge, Privateinlagen und Privatanteile erfassen.
7. 7Gewinn ermitteln: Einnahmen − Ausgaben − Abschreibungen ± Bestandesänderungen.
8. 8Aufstellung ausdrucken/exportieren, mit Belegen zehn Jahre ablegen, dem Treuhandbüro übergeben.

Der Gewinn aus der Milchbüechli-Rechnung fliesst als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit in Ihre private Steuererklärung.

Einzelfirmen und Personengesellschaften werden nicht separat besteuert. Der Geschäftsgewinn wird bei den Inhaberinnen und Inhabern zum übrigen Einkommen gezählt.

Den meisten Steuererklärungen liegt ein Hilfsblatt oder Fragebogen für Selbständigerwerbende bei. Dort tragen Sie Umsatz, Aufwand, Abschreibungen und Privatanteile ein und legen die Aufstellung bei.

Jeder Schritt aus diesem Ratgeber hat in der App seinen Platz.